Я вижу это следующим образом: отдельная менюшка в карточке, где отображаются все текущие и прошлые заявки в справочник с кнопками «удалить» (если ты модератор территории и заметил вандальную заявку или ты сам подал заявку по ошибке), и «отправить заново» (если отклонено в справочнике). Так решатся сразу две проблемы - описанная в посте, плюс заодно можно будет следить за заявками других пользователей.
Позволить переоткрывать отклоненные заявки в справочник для изменения информации или повторной отправки без необходимости заполнять эту информацию заново.
+ при переоткрытии отклонённой заявки было бы идеально, чтобы повторная заявка рассматривалась уже не автоматикой, как это сейчас часто бывает, а сравнимо с тем, что написать электронное письмо на почту саппорта Справочника.